Vorlagen-Verwaltung in tomedo®: Drei Kniffe, die im Alltag wirken

tomedo® bringt ab Werk eine umfangreiche Sammlung an Briefvorlagen, Formularen und Textbausteinen mit. Wer ein paar grundlegende Regeln beachtet, vermeidet die zwei häufigsten Praxis-Probleme: Vorlagen, die nach einem Update plötzlich wieder „original" aussehen — und ein endloses Vorlagen-Menü, in dem niemand mehr findet, was er braucht. Drei kleine Kniffe aus der Erfahrung, die in jeder Praxis funktionieren.

Kniff 1: Zollsoft-Vorlagen niemals direkt ändern

In der Vorlagen-Verwaltung erkennen Sie an einem blauen „Z" in der Spalte „Typ", dass eine Vorlage von zollsoft mitgeliefert wurde. Diese Z-Vorlagen werden bei Updates von tomedo® aktualisiert — was bei einer Standard-Vorlage gut ist, bei einer von Ihnen angepassten aber ärgerlich: Ihre Änderungen verschwinden mit der nächsten Update-Welle.

Die Lösung steht direkt in der offiziellen tomedo®-Onlinehilfe: „Wenn Sie die mitgelieferten zollsoft-Vorlagen bearbeiten möchten, empfiehlt es sich, Kopien dieser Vorlagen zu erstellen und die Kopien zu bearbeiten." So bleiben Original und Ihre angepasste Version sauber getrennt. Bei Updates bekommt zollsoft seine Vorlage zurück, Ihre Praxis-Version bleibt unangetastet.

Praxistipp: Setzen Sie eine konsistente Namensregel — etwa Präfix „PRX_" oder das Kürzel Ihrer Praxis vor der ursprünglichen Bezeichnung. So filtern Sie eigene Vorlagen mit einem Suchstrich heraus.

Kniff 2: Textbausteine systematisch benennen

Textbausteine („Makros") in tomedo® werden über eine Abkürzung ausgelöst — Sie tippen z. B. !befund, und der Textbaustein wird automatisch eingefügt. Im täglichen Diktieren, Dokumentieren und Briefschreiben ein riesiger Zeitgewinn — wenn die Abkürzungen einer erkennbaren Logik folgen.

• Präfix nach Kategorie: !b für Befunde, !d für Diagnosen, !t für Therapie-Bausteine, !a für Anschreiben.
• Sprechende Endungen: !b-thorax, !b-abdomen — statt !bef1, !bef2.
• Vermeiden Sie zu kurze Kürzel: !an wird beim normalen Tippen versehentlich getroffen. Drei Zeichen sind ein guter Kompromiss.

In der Textbaustein-Verwaltung haben Sie pro Eintrag ein Feld „Langtext" für den eigentlichen Inhalt und ein Feld „Buttontext" für die Sicht in der Oberfläche. Beides konsequent füllen zahlt sich nach zwei Wochen aus.

Kniff 3: Custom-Formulare statt zehn ähnliche Vorlagen

Wenn Sie merken, dass Sie an einer Vorlage immer dieselben drei oder vier Stellen ausfüllen, sind Custom-Formulare oft der bessere Weg als zehn fast identische Briefvorlagen. Ein Custom-Formular bündelt die wiederkehrenden Felder in eine einzige Maske; das eigentliche Schreiben füllt sich daraus dynamisch.

Typische Anwendungsfälle, in denen wir Custom-Formulare häufig sehen:

• Überweisungen mit standardisierten Fragestellungen (vor allem Fachgruppen-spezifisch);
• Befundberichte mit wiederkehrenden Strukturen (z. B. Sonografie-Standardbefund);
• interne Dokumentation für Qualitätsmanagement;
• Patient:innen-Informationen vor Aufklärungsgesprächen.

Die Custom-Formulare sind in der offiziellen Onlinehilfe gut dokumentiert — und sie werden in der Regel von zollsoft bei der Einrichtung oder im Rahmen einer fachlichen Anpassung umgesetzt. Wenn Sie Ideen für einen sinnvollen Workflow haben, lohnt sich der direkte Draht dorthin.

Bonus: Aufräumen, ohne zu löschen

Die Vorlagen-Verwaltung hat eine Spalte „sichtbar". Statt eine selten genutzte Vorlage zu löschen (und damit Versionsverläufe zu verlieren), können Sie sie einfach ausblenden. Im täglichen Menü erscheint sie nicht mehr — bei Bedarf machen Sie sie mit einem Klick wieder sichtbar. Besonders praktisch, wenn eine Vorlage saisonal genutzt wird (etwa Reisemedizin im Frühjahr) oder wenn Sie ältere Versionen aufheben möchten.

Über die Eigenschaft „sichtbar" können Sie Briefvorlagen und Formulare in tomedo® ein- und ausblenden.

Wo unsere Rolle endet — und wo Sie zollsoft brauchen

Die Tipps oben funktionieren weitgehend in Eigenregie. Sobald es aber an die tiefe fachliche Einrichtung geht — neue Custom-Formulare, individuelle Workflows, komplexe Vorlagenanpassungen — übernimmt das die zollsoft GmbH direkt. Unsere Rolle als tomedo®-Partner ist die Hardware-, Netzwerk- und Installations-Ebene; im Betrieb sind wir für Anwenderfragen erreichbar und können bei kleinen Anpassungen helfen.